Kung ikaw ay nasa negosyo o paaralan na nangangailangan sa iyo upang gumana sa maraming mga kliyente o proyekto, kritikal ang isang tamang sistema ng pag-file. Mayroong maraming mga pamamaraan para sa pag-file ng mga papel, ngunit sa huli ang iyong system ay dapat sumasalamin sa iyong mga pangangailangan. Ang pinakamahusay na paraan upang maghanda para sa isang mahusay na sistema ay upang magreserba ng ilang araw upang magtrabaho lamang sa samahan.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Paghahanda para sa isang Bagong Sistema ng Pag-file
Hakbang 1. Ipunin ang lahat ng iyong mga materyales
Kailangan mong i-compile ang lahat ng iyong papeles bago subukang mag-set up ng tamang system. Dumaan sa lahat ng mga lokasyon na maaaring mayroon kang mga gawaing papel at ilagay ang lahat sa isang tumpok. Gumugol ng oras upang matiyak na maayos mong maiuugnay ang lahat para sa lahat ng aktibo at hindi aktibong trabaho na mayroon ka.
- Magplano nang maaga sa oras sa pamamagitan ng pag-clear ng isang puwang sa mesa upang magtrabaho sa iyong mga papel.
- Kung inaangkop mo ang mga gawain ng iba sa isang bagong system ng pag-file, alisin ang lahat ng mga dokumento mula sa kasalukuyang system. Mas makakabuti sa iyo na hawakan ang lahat ng mga dokumento at maghanda para sa isang bagong system.
Hakbang 2. Dumaan sa lahat ng mga dokumento
Ito ang mahirap na bahagi ng proseso, ngunit ito rin ay isang mahalagang hakbang upang maging maayos. Paghiwalayin ang lahat ng mga file batay sa kung ano ang mga ito, tulad ng mga bank statement, credit card bill, at pagbabayad ng mortgage. Maaaring mukhang nakakapagod, ngunit dumaan sa bawat dokumento sa iyong tumpok upang matukoy kung ano ang iyong ginagawa.
- Hindi mo kailangang basahin ang bawat papel, ngunit makakatulong sa iyo ang isang maikling skim.
- Ang mga tala sa post-it ay mabuti para sa pagmamarka ng mahahalagang papel na alam mong kakailanganin mong gumastos ng oras.
Hakbang 3. Mag-set up ng mga tambak
Sa pagsisimula mong ayusin ang iyong papeles, makakatulong na mapanatili ang magkakaugnay na mga papel. Maaari mong ilagay ang lahat ng mga papel na nauugnay sa "Nickelback" client sa isang pile. Ang isa pang halimbawa ay ang pagtambak ng iyong trabaho batay sa buwan.
- Ang pagkakaroon ng isang pakiramdam ng pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa iyong mga pangangailangan sa pag-file.
- Magtakda ng mga priyoridad habang inaayos sa pamamagitan ng mga gawain sa papel. Kapag nakakita ka ng mga papel na labis na mahalaga, ilagay ang mga ito sa tuktok ng kani-kanilang tambak.
Hakbang 4. Bawasan ayon sa nakikita mong akma
Ang isa pang pile na maaari mong likhain ay ang basurahan. Hindi ka kinakailangang itapon ang isang tumpok ng iyong papeles, ngunit dapat mong paghiwalayin ang mga hindi mahalagang papel mula sa iba pang mga tambak. Maaari ka ring mag-set up ng isang sari-sari na tumpok kung saan maaaring pumunta ang mga random na papel.
Kung sigurado kang 100% na hindi mo kailangan ng ilang mga gawaing papel at hindi ka makakaguhit ng isang mabubuhay na link sa ibang dokumento, itapon ang mga ito. Suriin sa iyong mga nakatataas kung pinapayagan kang magtapon ng anuman bago sundin ang isang bagay
Hakbang 5. Gumamit ng mga folder ng manila
Panatilihing simple ang mga bagay para sa iyong sarili sa pamamagitan ng paggamit ng murang mga folder ng manila. Hindi ito makakasama sa iyong mga pondo at papayagan kang magsagawa ng anumang system ng pag-file na nais mo. Maaari kang makakuha ng isang pakete ng mga folder ng manila mula sa anumang tindahan ng supply ng tanggapan.
Hakbang 6. Ilipat ang iyong mga tambak
Gamitin ang mga tambak na iyong naitatag kanina upang kumilos bilang isang gabay para sa iyong mga folder. Tiyaking nakaayos din ang mga nilalaman ng bawat folder. Maaari mong isaayos ang mga nilalaman ng isang file batay sa kahalagahan ng bawat papel o ayon sa pagkakasunud-sunod.
- Iwasang mag-ayos ng mga nilalaman ng isang file batay sa alpabeto. Ang organisasyong alpabetikal ay gumagana nang mas mahusay para sa pag-aayos ng mga pangkat ng mga file.
- Ilagay ang mga folder ng manila sa isang filing cabinet habang pinupunan ang mga folder.
Paraan 2 ng 3: Lumilikha ng isang System Fit para sa Iyo
Hakbang 1. Gumamit ng isang alpabetikong pagsumite ng system
Mahusay na gumagana ang isang system ng pag-file ng alpabeto kapag kailangan mong kunin ang mga pangalan ng mga tao, kostumer, may-akda, pangalan ng mga pelikula, libro, o iba pa. Nagbigay ka ng mga term na madaling makuha, isang sistemang pag-file ng alpabetikal ang pinakamadaling gamitin na system.
- Ang pinakamahusay na paraan upang mag-file at makuha ang mga file ay sa pamamagitan ng pag-label sa bawat file. Ang mga folder ng Manila ay may labis na tab na idinisenyo upang lagyan ng label ang mga file na gagawing mas madali ang iyong proseso ng pagkuha.
- Kung naghawak ka ng mga kliyente, mas mahusay na mag-alpabetize sa apelyido.
- Kung mayroon kang maraming mga file, isaalang-alang ang paggawa ng mga seksyon ng sulat upang matulungan kang ayusin. Ang mga divider ng seksyon ay malaki at naglalaman lamang ng isang titik. Maaari mo ring hatiin ang mga titik sa mga pares tulad ng "A-D" o "F-K."
Hakbang 2. Gumamit ng isang paksa na pagkakasunud-sunod
Kapag nagtatrabaho ka o nag-aaral sa iba't ibang mga paksa na paksa, ang isang paksa o pagkakasunud-sunod ng paksa ay maaaring maging isang napaka kapaki-pakinabang na paraan upang makuha ang impormasyon. Halimbawa
- Ang pinakamahusay na paraan upang ayusin ang impormasyong pangkasalukuyan ay sa pamamagitan ng mga divider ng seksyon. Lagyan ng marka ang iyong mga divider ng seksyon batay sa mga nilalaman, tulad ng "Batas ng Admin."
- Ang system na ito ay pinakamahusay na gumagana kung mayroon kang maraming iba't ibang mga paksa. Kung hindi, maiiwan ka ng isa o dalawang mga divider at hindi gaanong isang organisadong sistema.
Hakbang 3. Subukan ang pagsumite ng bilang
Ang ganitong uri ng system ng pag-file ay mainam para sa mga file na naglalaman ng mga petsa o numero. Halimbawa, kung mayroon kang mga invoice, resibo, napetsahang mga kaganapan atbp, ang sistemang pang-numero ay maaaring gumawa ng isang madaling sistema upang mahanap muli. Maaari mo ring isaalang-alang ang paglalagay ng buwan at taon para sa pagpipiliang ito. Para sa mga nagtatrabaho sa isang kapaligiran na gumagamit ng pagnunumero para sa mga papel tulad ng mga medikal na file, mga dokumento ng pambatasan, mga kaso sa korte, atbp., Ang pagnunumero ay isang kapaki-pakinabang na pamamaraan sa pagkuha.
- Gamitin lamang ang sistemang ito kung komportable ka sa pagtingin ng maraming mga numero at maaaring makuha ang impormasyon mula sa mga numerong ito.
- Markahan sa mga tab ng pag-file ang mga numero o petsa at ayusin batay sa bilang ng bilang. Magsimula sa "1" at magkaroon ng mga sumusunod na bilang na tumaas ang halaga.
- Kung nag-file ka ng buwan, magsimula sa Enero at ilipat, nang maayos, hanggang Disyembre. Makikinabang ka sa mga divider ng seksyon para sa bawat buwan.
Hakbang 4. Gumamit ng color coding
Mahusay ito para sa malikhaing pagsasampa at lalong epektibo para sa mga may mahusay na pagpapabalik sa paningin. Maaari itong makatulong na i-cross-reference ang iba't ibang mga paksa batay sa color coding. Maaari mong kulayan ang code ng anuman sa mga nabanggit na diskarte para sa pag-file. Maaari mo ring gamitin ang isang kumbinasyon ng mga system ng pag-aayos sa pamamagitan ng pagpapares ng mga code ng kulay sa ibang system.
- Isa sa pinakamadaling paraan upang magdagdag ng kulay sa iyong itinatag na pamamaraan ng pagpuno ay sa pamamagitan ng paggamit ng mga highlighter. Maaari kang bumili ng iba't ibang mga pack ng mga highlight mula sa anumang tindahan ng mga supply ng opisina.
- Ang isa pang paraan upang maipatupad ang color coding ay sa pamamagitan ng paggamit ng iba't ibang mga may kulay na folder.
Hakbang 5. Gumamit ng isang frequency system
Mahusay itong gumagana para sa mga item na ginagamit mo sa lahat ng oras, ngunit hindi dapat maging isang nakapag-iisang system. Kailangan nitong pakainin ang isa pang system, halimbawa ang sistemang alpabetikal. Idagdag ang madalas na ginamit na impormasyon sa isang naka-pangkat na puwang sa iyong lugar ng pag-file upang maaari itong makuha nang mabilis, tulad ng sa harap mismo ng isang file ng drawer ng gabinete.
Kakailanganin mong mag-ingat na hindi ka maging organisado gamit ang sistemang ito. Ang pagpapanatili ng proyekto na kasalukuyang ginagawa mo sa harap, ay hindi palaging magagarantiyahan ng isang mahusay na samahan
Paraan 3 ng 3: Pagpapanatili ng isang Organisadong Sistema
Hakbang 1. Mag-file kaagad ng mga papeles
Ang isang paraan upang matiyak na mahusay na tumatakbo ang iyong system ng pag-file ay sa pamamagitan ng pag-file ng papel habang pinoproseso mo ito. Hindi gagana ang system ng pagfa-file kung na-post mo ang mga papel sa pag-file. Ang pag-ugali ng pag-file ng mga papel ay makakatulong din sa iyong pagiging produktibo at daloy ng trabaho.
Hakbang 2. Panatilihing na-update ang iyong puwang
Ang bawat pares ng buwan dapat mong dumaan sa iyong system ng pag-file at gumawa ng isang maikling pag-walis. Hindi ka kinakailangang suriin ang lahat ng iyong mga papel tulad ng ginawa mo para sa paunang organisasyon. Suriin ang lahat ng mga file at tiyakin na ang lahat ay naayos at sa tamang lugar.
Matapos ang unang ilang buwan maaari mo ring ipakita kung ang sistemang pinili mo ay gumagana para sa iyo
Hakbang 3. Linisin ang iyong puwang
Minsan sa isang taon dapat mong gawin ang isang mas malaking paglilinis ng iyong workspace. Maaari kang magkaroon ng ilang mga file na regular mong ginagamit, ngunit dapat mo ring dumaan sa iba pang mga file na mas mababa ang iyong ginagamit. Buksan ang mga file na ginagamit mo nang mas kaunti at basahin ang lahat ng iyong mga dokumento upang makita kung mayroong anumang hindi kinakailangang mga papeles.
Ilabas ang lahat ng mga file at i-wipe ang kabinet ng pag-file gamit ang isang mamasa-masa na basahan upang matanggal ang buildup ng alikabok
Mga Tip
- Ang mga prinsipyong ito ay maaari ring mailapat sa computer o iba pang mga pagpapangkat ng elektronikong pagsasampa.
- Gumamit ng isang index para sa mga file na hindi inilagay ayon sa alpabeto. Dapat itong ayusin ayon sa alpabeto upang mabilis mong mahanap ang iyong mga file sa alinman sa paraan. Ilagay ang index na ito sa harap ng file.
- Magsimula sa pamamagitan ng paglilinis at pag-uri-uriin ang iyong mga tambak na papel at gumamit ng mga tala na post-it upang pag-uri-uriin sa mga kategorya, at pagkatapos ay mga sub-kategorya.
- Kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang miscellaneous file para sa mga item na hindi umaangkop nang maayos kahit saan pa.
