Ang memo, o memorandum, ay isang mensahe na iniakma sa isang tukoy na madla upang ipaalam sa kanila ang isang bagay. Ang mga memo ay isang pangkalahatang dokumento sa tanggapan, kaya maaari nilang sakupin ang iba't ibang mga paksa at maipamahagi sa mga kopya ng papel, sa pamamagitan ng fax o sa pamamagitan ng email. Pangkalahatan, ang pormalidad ng iyong memo ay nakasalalay sa samahan na iyong pinagtatrabahuhan at sa ligal na kalikasan ng paksa. Ang memo ng pagsasaayos ng gusali ay karaniwang sasabihin sa mga nangungupahan, empleyado, may-ari o manggagawa tungkol sa isang kinakailangang pagkukumpuni na makakaapekto sa kanilang kapaligiran. Alamin kung paano magsulat ng isang memo para sa mga pag-aayos ng gusali.
Mga hakbang
Hakbang 1. Humiling ng mga kopya ng nakaraang memorya
Maaari kang makakuha ng isang pakiramdam para sa tono at pormalidad ng iyong samahan sa pamamagitan ng pagtingin sa mga halimbawa ng nakaraang mga paunawa. Hilingin sa iyong nakahihigit na ibigay lamang ang mga sample na nasisiyahan sila.
Hakbang 2. Kumuha ng mga kopya ng impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa lahat ng mga naapektuhan ng memo na ito
Kakailanganin mong magpadala sa bawat partido ng isang kopya, at maaaring tumagal ng ilang araw o linggo upang makuha ang lahat ng kinakailangang mga address o email.
Hakbang 3. Ipunin ang anumang mga katotohanan na kinakailangan upang mapatunayan ang pangangailangan para sa isang pagsasaayos ng gusali
Kung ang isang pabahay o apartment board ay nagpasa ng isang mosyon na inaprubahan ang mga pagsasaayos, humingi ng isang kopya ng mosyon, upang maaari itong hilingin o ipamahagi. Kung mas malaki ang pagsasaayos, mas maraming patunay ang kakailanganin mo.
Hakbang 4. Itaguyod ang mga deadline
Para sa mga pangunahing pagsasaayos, baka gusto mong ipadala nang maaga ang memo upang magawa nila ang mga kinakailangang tuluyan. Kung ang pagsasaayos ay huling minuto, magpasya ng petsa at oras na magaganap ito, kabilang ang oras para sa mga tao na manuluyan.
Hakbang 5. Sumulat ng isang balangkas ng iyong memo
Ang anumang piraso ng pagsulat ng negosyo ay ginagamit upang kumbinsihin ang mambabasa ng isang bagay. Sa ilalim ng mga heading, gumawa ng isang draft na kasama ang paksa ng memo, ang paglalarawan, ang mga deadline at mga petsa, ang patunay at ang impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa isang follow up.
Hakbang 6. Istraktura ang iyong memo
Gumamit ng logo at istraktura ng kumpanya, kung ito ay magiging isang memo na ginawa sa ilalim ng pangalan ng isang kumpanya. Ang mga sumusunod ay mga alituntunin para sa pag-format ng isang memo:
- Ilagay ang pangalan ng addressee sa itaas na kaliwang sulok ng dokumento sa pagpoproseso ng salita. Maaari itong maging isang pangkalahatan o tukoy na pangalan, ngunit dapat itong madaling makilala, kaya alam ng tao na nauugnay sa kanila ang memo ng pagsasaayos ng gusali.
- Susunod, i-type ang tao, mga tao o kumpanya na sumusulat ng memo. Kung nagsusulat ka ng memo para sa isang kagawaran o kumpanya, maaaring kailanganin mong humiling ng pag-apruba bago ipadala ang memo sa ilalim ng pangalan ng iba.
- Ilagay ang petsa sa ibaba. Ang mga memo ay dapat na ginawa nang mabilis, sapagkat kadalasan ay hinihiling nila sa isang tao na pansinin ang isang bagay sa isang napapanahong paraan.
- Isulat ang paksa ng memo ng pagsasaayos ng gusali, gamit ang pinakamahusay na mga salitang mapaglarawang posible. Halimbawa, sa halip na isulat ang "Paksa: Pagbubuo ng Mga Pagkukumpuni," isulat ang "Pag-aayos ng Elevator, Agosto 30 6 ng umaga hanggang 8 ng umaga."
- Isulat ang katawan ng mensahe. Isulat ang layunin, kung bakit kinakailangan ang pagsasaayos, kung bakit nakikinabang ang pagsasaayos sa mambabasa at sa kinakailangang patunay, tulad ng code ng gusali o mga isyu sa kaligtasan. Maging direkta; subukang huwag isama ang pagsusulat na hindi sumusuporta sa iyong mensahe.
Hakbang 7. Magsama ng mga puntos o listahan ng bala, kung kinakailangan
Ang mga tao ay may posibilidad na basahin ang mga memo na hindi mga bloke ng teksto. Dahil ang mga memo ay medyo impormal, maaari kang lumikha ng mga naka-bullet na listahan o gumamit ng naka-bold na teksto upang mai-highlight ang isang tiyak na seksyon ng deadline o layunin ng pagsasaayos.
Hakbang 8. I-edit ang iyong memo sa 1 pahina
Kung nagbibigay ka ng isang memo sa maraming tao, ang pinakamahusay na paraan upang matiyak na mabasa nila ito ay upang mapanatili itong maikli. Kung ito ay masyadong mahaba at ang layunin ay hindi kaagad malinaw, maaari nilang ilayo ito hanggang sa magkaroon sila ng libreng oras.
Hindi ito totoo sa ligal na memorandum at ilang mga memo ng kumpanya na kasama ang pagbuo ng mga ulat o paggalaw ng board. Tiyaking alam mo kung anong haba ang inaasahan ng iyong madla
Hakbang 9. Patunayan ang iyong memo para sa mga error sa spelling at grammar
Kung ang iyong kakayahan sa pagsusulat ay hindi malakas, ibigay ito sa isang nakahihigit o kasamahan na maaaring mag-edit nito.
Hakbang 10. Lagdaan ang liham
Kapag naaprubahan na ito, gugustuhin mong pirmahan at i-date ito upang gawing opisyal ito. Isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay, at ang impormasyon sa pakikipag-ugnay ng sinuman na maaari nilang idirekta ang mga katanungan sa ilalim ng memo.
Hakbang 11. Isama ang mga kinakailangang kalakip
I-print ang mga kopya ng memo at mga kalakip para sa bawat isa sa iyong mga contact. Staple ang mga ito sa memo bago ihatid ang mga ito.
Hakbang 12. Ihatid ang iyong memo sa isang napapanahong paraan
Mangangailangan ang mga tao ng oras upang gumawa ng mga plano sa panahon ng pagsasaayos, kaya subukang ilabas ang impormasyon sa kanila kapag ito ay inihayag.
