Ang pag-file ay madalas na isang kinakailangang gawain para sa trabaho at sa bahay. Kung napalampas mo ang pag-file ng masyadong mahaba, maaari kang magtipun-tipon ng isang malaking salansan ng papel na tatagal ng mga oras o kahit na mga araw upang ayusin. Upang panatilihing walang kalat ang iyong inbox, pag-uri-uriin ang anumang mga papel na iyong natatanggap araw-araw. Pagkatapos, lumikha ng isang file system na gumagana para sa iyo. Gamitin ang iyong system upang pag-uri-uriin ang mga papel upang madali mong ma-access ang mga mahahalagang dokumento sa tuwing kailangan mo!
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pangangasiwa ng Iyong Pang-araw-araw na Pag-iimpok ng Papel
Hakbang 1. Lumikha ng isang gitnang in-box upang hawakan ang mga papel hanggang sa maisaayos mo ang mga ito
Ang isang gitnang in-box ay kung saan mo inilalagay ang lahat ng mga papel na nakatagpo sa iyong desk o sa pamamagitan ng iyong mailbox bawat araw. Maaari kang matulungan na manatiling maayos hanggang sa magkaroon ka ng oras upang ayusin at hawakan ang bawat item.
- Maaari kang gumamit ng isang maliit na kahon ng karton bilang iyong gitnang in-box, o kumuha ng isang espesyal na kahon, basket, o tray para sa hangaring ito.
- Ilagay ang kahon sa sulok ng iyong mesa, sa isang mesa malapit sa iyong pintuan sa harap, o sa ibang lugar na nakikita upang hindi mo makalimutan ito.
Hakbang 2. Dumaan sa in-box araw-araw at itabi ang mahahalagang item
Tingnan ang bawat isa sa mga item sa iyong in-box isang beses bawat araw upang maghanap para sa mga item na nangangailangan ng iyong agarang pansin. Maaaring magsama ito ng mga panukalang batas na malapit nang bayaran, mga paanyaya sa partido, o mga form na hindi sensitibo sa oras. Itabi ang mga item na ito upang mapangalagaan mo agad ito.
Maaaring gusto mong makakuha ng pangalawang kahon sa ibang kulay kaysa sa unang kahon upang ilagay ang mga agarang item. Halimbawa, maaari kang makakuha ng isang pulang kahon upang ipahiwatig na ito ay mga kagyat na item
Hakbang 3. Ilagay ang mga item na nais mong i-file sa isang filing box
Panatilihin ang isang pangatlong kahon sa tabi ng gitnang in-box at kagyat na kahon. Gamitin ito bilang iyong koleksyon point para sa mga item na nais mong i-file. Tutulungan ka nitong panatilihing organisado ang mga ito hanggang sa handa ka nang i-file ang mga ito.
Tiyaking ang kahon na ito ay ibang kulay kaysa sa iba pang mga kahon. Kung hindi man, maaari mong makuha ang mga kahon na ihalo
Hakbang 4. Ihagis ang mga bagay na hindi kinakailangan sa isang basang recycle ng papel
Ang anumang junk mail o iba pang mga hindi kinakailangang item na napupunta sa iyong in-box ay maaaring dumiretso sa basurahan. Kilalanin ang mga item na ito sa iyong pagsala sa mga dokumento at ilipat ang mga ito kaagad sa basurahan upang makatulong na mapanatili ang iyong kalat sa kahon na libre.
- Itago ang iyong basurahan sa recycling upang hindi mo ito malito sa iyong iba pang mga kahon.
- Kung ang alinman sa mga hindi kinakailangan na item ay naglalaman ng personal na impormasyon, gupitin ito bago itapon ang mga ito.
Paraan 2 ng 3: Pagpili ng isang Filing System
Hakbang 1. Italaga ang isang buwan at araw-araw na file kung mayroon kang maraming mga gawain upang pamahalaan
Kilala ito bilang system ng pag-file ng Tickler at ito ay isang mahusay na paraan upang subaybayan kung ano ang kailangan mong gawin sa bawat araw. Magtalaga ng isang folder ng file para sa bawat buwan at isang folder para sa bawat araw ng buwan. Pagkatapos, ipasok ang mga item sa mga file. I-file ang mga item ayon sa mga petsa na kailangan mo upang gumana sa mga ito.
Halimbawa, kung kailangan mong magbayad ng isang bayarin sa Setyembre 23, pagkatapos ay ipasok ang singil sa folder para sa petsang iyon
Hakbang 2. Mag-alpabetikong mga folder ng mga file upang mapanatiling madaling gamitin ang mahahalagang dokumento
Ang pag-file ng alpabeto ay kapaki-pakinabang para sa paghahanap ng mga file para sa mga indibidwal na tao, negosyo, o paksa. Maaari itong maging perpekto kung mayroon kang maraming mga customer at nais mong panatilihin ang isang file sa bawat isa, o kung nais mo ng isang simpleng paraan upang pamahalaan ang iyong pag-file sa bahay.
- Tiyaking ilagay muna ang apelyido ng mga indibidwal sa mga label ng file, tulad ng, "Jones, Susan" o "Watson, David."
- Balewalain ang mga salitang tulad ng "Ang," "A," at "An" kapag nagsumite ng pangalan ng negosyo. Halimbawa, kung mayroon kang isang kliyente na ang negosyo ay tinatawag na "The Cake Goddess," pagkatapos ay mag-file ayon sa "C" sa "Cake," at huwag pansinin ang "T" sa "The" kapag nag-file.
Hakbang 3. Pumili ng isang numerong sistema ng pagsasampa para sa mga pangangailangan ng panandaliang pag-file
Kung mayroon kang isang maikling proyekto na nais mong mapanatili ang mga tala, kung gayon ang isang numerong sistema ng pagsasampa ay maaaring pinakamahusay na gumana. Ito ay kapag magtalaga ka ng isang numero sa bawat dokumento at i-file ito ayon sa numero. Gayunpaman, tandaan na kailangan mo ring subaybayan kung aling dokumento ang tumutugma sa aling numero, tulad ng paggamit ng isang spreadsheet.
- Halimbawa, maaari mong italaga ang lahat ng mga item na iyong natanggap sa linggong ika-14 ng Marso sa isang folder ng file na may label na 1, pagkatapos lahat ng mga item para sa linggo ng Marso 21 sa isang file na may label na 2, at iba pa.
- Ang isa pang pagpipilian ay lagyan ng label ang mga file ayon sa petsa at ayusin nang sunud-sunod ang mga ito. Halimbawa, ang mga item na natanggap noong Mayo 2, 2018 ay maaaring itago sa isang file na may label na 5/2/2018.
Hakbang 4. Kulay-code ang iyong mga file upang mabilis at madali ang paghanap ng mga item
Magtalaga ng isang kulay sa bawat kategorya ng iyong mga file. Tutulungan ka nitong hanapin ang isang kategorya ng mga file nang isang sulyap.
- Halimbawa, gumamit ng pula para sa mga bayarin sa medikal, asul para sa buwis, at berde para sa seguro.
- Upang color-code ang mga bilang o alpabetikong mga file, magtalaga ng isang kulay sa isang bilang o bilang ng alpabeto, tulad ng paggawa ng mga file na 1-25 o A-G na berde, 25-50 o H-M na lilang, at 50-75 o N-R dilaw.
Hakbang 5. Magsama ng karagdagang nauugnay na impormasyon sa folder ng file
Ang pagdaragdag ng karagdagang impormasyon upang ilarawan ang mga nilalaman ng file o anumang kinakailangang pagkilos ay makakatulong din upang gawing mas mahusay ang iyong system ng pag-file. Upang magawa ito, baka gusto mong magdagdag ng 1 o higit pa sa mga sumusunod na item:
- File number o pangalan
- Pamagat ng file
- Petsa ng pagbukas at pagsara ng file
- Pangalan ng departamento o pangkat
- Numero ng record ng computer
- Petsa ng pagtatapon at pamamaraan ng pagtatapon
Paraan 3 ng 3: Pagsasaayos ng Mga Papel sa Mga File
Hakbang 1. Ilagay ang pinakabagong dokumento sa tuktok ng file
Gamitin ang petsa na nakalista sa dokumento upang matulungan kang magawa ito. Pagkatapos mong maihanda ang iyong mga papel na i-file at i-set up ang iyong system ng pag-file, maaari mong simulang maglagay ng mga item sa mga file. Palaging tiyakin na panatilihin ang pinakabagong mga dokumento para sa bawat file sa itaas upang madali silang ma-access.
Halimbawa, kung mayroon kang isang file para sa seguro ng iyong may-ari ng bahay, gugustuhin mong ilagay ang pinakabagong tala ng seguro ng iyong may-ari ng may-ari ng bahay sa tuktok ng file
Hakbang 2. Panatilihin ang mga kalakip sa mga dokumento na nauugnay sa kanila
Kung mayroon kang anumang mga kaugnay na resibo o iba pang mga dokumento na kailangang itago kasama ng isa pang dokumento, tiyaking panatilihin silang magkasama sa parehong file. Maaari mo ring pag-staple o mga attachment sa paperclip sa likod ng dokumento.
Halimbawa
Hakbang 3. Maglagay ng malalaking dokumento sa magkakahiwalay na mga sobre
Maaari mong i-file ang mga sobre na ito sa likod ng mga file na nauugnay nila. Tiyaking isama ang isang paglalarawan ng mga nilalaman sa harap ng sobre. Makakatulong ito upang maalis ang kalat sa iyong mga file at pagbutihin ang kahusayan ng iyong file system.
Halimbawa, kung mayroon kang mga blueprint para sa isang proyekto na iyong pinagtatrabahuhan, maaari mong ilagay ang mga ito sa isang malaking sobre
Hakbang 4. I-file ang orihinal na dokumento at magtapon ng anumang mga kopya
Ang hindi pag-file ng mga duplicate ay makakatulong upang maiwasan ang pagkalito kapag naghahanap ka para sa isang item sa iyong mga file. Kung nakatagpo ka ng anumang mga duplicate, itapon ang mga ito at i-file lamang ang orihinal na dokumento.
Kung hindi ka sigurado kung aling dokumento ang orihinal, maaaring kailanganin mong i-file ang parehong mga item upang matiyak na mayroon kang orihinal. Gayunpaman, subukang huwag gawin ito ng masyadong madalas o ang iyong mga file ay mabilis na maramihan
Mga Tip
- Kung hindi ka sigurado kung mag-file o mag-recycle o hindi ng isang item, panatilihin ito sa loob ng 30 araw at pagkatapos ay muling suriin ito.
- Ang pag-scan ng mga hindi kinakailangang dokumento ay isa pang mabuting paraan upang malinis ang kalat ng papel habang pinapanatili pa rin ang impormasyon sa isang dokumento kung sakaling kailanganin mo ito.
